伝える技術

こんにちは。
一週間が新たにスタートしましたね。
今年も早くも半年が経過しました。
あっという間に今年も終わってしまうのでしょうか?
毎年いつも「今年もあっという間だったなあ~」と言う気持ちで終わる事が多いですが、
そう終わらせないためにも「一日を有効に使う」事が重要ですね。


同じ事を済ませるにも、短い時間を有効に使う事!
人とのコミュニケーションで、対面にせよ電話、メール、SNS等でコミュニケーションを取るにせよ
「あの人とやり取りをすると最後まで言ってる事が分からないんだよね~」
「長い話なんだけど結論は何だったんだろう?」
こんなやり取りになってしまって時間の無駄遣いになっていませんか?
これはお互いに取ってデメリットありますよね?

この様な人に思われない様に「伝える技術」は重要です。
そしてその「伝える技術」の対処方法を考察してみました。

以下、ビジネス文章は3秒が勝負!〜最初の「ひと言」で伝える技術〜より転載
できるビジネスパーソンほど「ひと言」で伝える
仕事に使う文章では、最初の「ひと言」で、相手に伝えるスキルが必須です。「ひと言」、つまり、読み始めてからわずか3秒で勝負を決める文章です。

書き始めからダラダラしていたり、前置きが長かったり、表現があいまいだったりすると、「それで、何が言いたいの?」「結論を早く教えてくれない?」と、読む人を苛立たせてしまいます。一方で、「ひと言」で書いてはあるものの、意味が伝わらない文章もNGです。当然ですが、文章を短くすれば伝わる、というものではありません。

ビジネスシーンに求められるのは、最初の「ひと言」で、核となるメッセージを伝える、あるいは、文章の全体像を浮き上がらせる文章です。「ひと言」で伝える技術が身につくと、仕事の効率や生産性が向上。書き手自身の評価も高まります。

■メールの件名に表れる「ひと言」で伝える技術の素養とは?

その人に「ひと言」で伝える素養があるかどうかは、メールの件名を見ればだいたい分かります。メールの件名は、メール本文に何がかかれているか、その端的な要約でなければいけません。

件名:ご連絡です
件名:清水です
件名:おはようございます
件名:お疲れ様です
件名:すいません
件名:ご迷惑をおかけしております

どれも短い件名ですが、メール本文に何が書いているのかが分かりません。言葉は書かれているのに、そこに必要な情報が含まれていない状態です。読み手に不親切な件名と言わざるを得ません。

件名:新商品発表会の件で、ご連絡いたしました
件名:小冊子の件でご対応いただければ嬉しいです
件名:(株)SASA-GOについてのご報告です
件名:清水市の企画についてご査収願います
件名:アンケートをご確認いただければ幸いです
件名:秋のキャンペーンの宣材についてです

先ほど挙げた件名と比べると、いくぶん具体的になりました。しかし、的確に内容を伝えているかといえば、答えは「ノー」です。「ご連絡いたしました」や「ご対応いただければ嬉しいです」「ご確認いただければ幸いです」などの言い回しも、要約の役割が求められる件名には必要ありません。

では、メール本文の内容を的確に示す件名にするためには、どのような書き方をすればいいでしょうか。以下は、修正した件名です。

件名:18日(木)開催の新商品「ケアー」発表会の詳細
件名:小冊子『にぃいちぇる』の誤字訂正の件
件名:(株)SASA-GOの工場ラインの電装不具合の件
件名:清水市助成金事業・企画プレゼン概要決定
件名:商品Zのお客様アンケート項目案の是非
件名:「ViBi」秋のキャンペーンのポスターラフ案ご送付(3点)

先ほどよりも、内容が把握しやすい件名になりました。これくらい具体的で情報量の多い件名であれば、読み手が戸惑うこともないはずです。3秒で伝わる親切な件名といえます。固有名詞が盛り込まれているので、読み手が、あとでメールを探すときにも苦労しません。

■企画書やプレゼン資料の良し悪しもタイトルで決まる!?

メールの件名以外にも、企画書や提案書、プレゼン資料などで、「ひと言」で伝えるスキルが重宝します。これらの文章で真っ先に読まれるのがタイトルです。

父の日販促キャンペーン

企画書の表紙に書かれたこのタイトル。意味は通じますが、具体的でないために内容が想像できません。また、言葉がありきたりすぎて、興味もわきません。

父の日の動画販促キャンペーン

【特別ミッション】パパを“ちょい悪オヤジ”に変身させよ!
先ほどよりも、キャンペーンの内容が見通せるタイトルです。具体的に何をするかまでは見えませんが、読む人に興味をもたせることができれば、企画書のタイトルとしては及第点でしょう。
①【新商品案】チョコレート「雅流」
②【新商品案】知的チョコレート「雅流」
 〜190円で味わえるエグゼクティブ気分〜

①ホームページ制作のご提案
②集まるホームページ制作のご提案
 <新規客獲増で月に50万円売り上げを増やす!>

いずれも、①よりも②のタイトルに興味をもつはずです。いくら内容が同じでも、タイトルの付け方次第で、読み手が抱く興味・関心の度合いが大きく変わります。

タイトルで読む人の興味・関心を引くことができれば、好意的な目でその先を読み進めてくれるため、望む結果が出やすくなります。一方で、タイトルで読む人の興味・関心を損なえば、期待値が低い状態からの挽回が難しくなります(つまり、結果が出にくくなります)。初めに抱く印象というのは、人間にとって、それくらい大事なものなのです。

■会議の発言やプレゼントークでも武器になる「ひと言」

「ひと言」で伝える技術に磨きをかけるためには、以下のステップを踏む必要があります。
ステップ1:情報全体を把握する
ステップ2:核となる情報を抽出する
ステップ3:抽出した情報を簡潔に伝える+(場合によっては)興味を引く表現を使う

最初の「ひと言」で相手に伝えることができれば(あるいは、相手の興味・関心を引くことができれば)、他人との情報共有がスムーズにいきやすくなるほか、仕事の成果が出やすくなります。

なお、この「ひと言」で伝える技術は、文章のみならず、会議やプレゼンテーション、対面営業・接客など、リアルなビジネスシーンにも応用できます。ビジネスパーソンにとって、「ひと言」で伝える技術を身につけることは、仕事ができる人になるための特急チケットのようなものなのです。
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なるほど!
一言でうまく伝える事は大事ですね。

反対にうまく伝わっていない文章や言葉ほど長くなりがちな傾向は否めません。
以下、できない社員ほどメールが長い。ソフトバンク流儀と伝える技術より転載
連絡メールは1行、またはSNSで
古川:先ほど東日本大震災の時のお話がありましたが、これもいろいろな企業に伺っていると、3・11がワークスタイル変革におけるひとつの転機だったという会社さんが多いようです。
今後も、日本ではいつ大きな災害が起こるかわかりません。いわゆるBCP(Business Continuity Plan/事業継続計画)、つまり社員が出社できなくなるような事態が起こっても会社やビジネスを存続させるような取り組みを、ソフトバンクさんではなにか進めていらっしゃいますか?

中山:3・11からは、やはりその辺りをとても重要視していますね。先ほどお話しした全社員にiPadを配るという話にしても、そうした仕組みを取り入れるようになったのは、やはり3・11が契機になりました。
実際私は普段の連絡も全部iPhoneでやっていますし、パソコンでメールは一切打ちません。1日400通くらいのメールのやり取りを、全てiPhoneで行っていますから。

古川:iPhoneで長文メールは打ちづらくはないですか?
中山:長いメールは打ちません(笑)。私は、「できない人間のメールほど長文だ」とよく言っています。
Twitterで「続く」ってたくさんの文章をポストしている人がいるでしょう。あれは全然ダメです。思っていることを短い文章にまとめられないということは、営業先に行ってもたぶんきちんと説明できない。おそらく、お客さまが言っていることを理解するにも時間がかかるし、咀嚼もできない。弊社の幹部社員も、上にいけばいくほどメールは短い。1行ぐらいです。下の人間ほど文章が長い。
あと、できない社員ほどメールが長い。LINEはいいですよ。1行2行じゃないですか。連絡はあれでいいと思います。「いつも大変お世話になっております」とかいらないですよね。
私の講演依頼の半分はFacebookのメッセージを通してです。セミナーを受けたお客さまがFacebookで友達申請をしてきて、「ちょっと中山さんに相談があって、今度うちの会社に来て講演してくれませんか」と依頼がきます。最初から親しい言葉でやり取りが始まるから、逆にお客さまとの間のハードルが下がった状態で付き合いが始まる。これはすごくいいことだと思います。こういうSNSのメッセージやチャットの方が、お客さまとの間の垣根を取り払ってくれます。1日何百通ものメールが来たら、返すだけでも大変です。
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文章を短くするのも、相手(お客様)への負担も考えているのですね?
これは非常に重要な事です。
とは言え、短くしすぎることにばかり固執して肝心の「伝えたい事」が伝わらなければ意味がありません。
そこでご紹介したいのが「PREP法」と「なたもだ」です。
以下、簡単!わかりやすく伝える論理的な話し方2つより転載
意見をわかりやすく伝える論理的な話し方
意見をわかりやすく伝える論理的な話し方とは、「言いたいこと(結論)」と「理由」をセットで伝える方法です。代表的な方法に、「PREP法」と「なたもだ」があります。

PREP法

「PREP法」は
Point:ポイント、結論 - 「私の意見は○○です」
Reason:理由、背景 ― 「なぜなら、○○は△△だからです」
Exsample:具体例 ― 「たとえば・・・(事例)」
Point:最初のポイントを繰り返す ― 「だから、私の意見は○○なのです」
の順番で話す方法です。「結論(言いたいことを一言で)」→「理由(その理由)」→「具体例」→「結論をもう一度(まとめ)」の順番で話すことで、意見を論理的に分かりやすく伝えることができます。

なたもだ

「なたもだ」は、国語作文教育研究所の故宮川俊彦氏が提唱した論文や文章の組み立て方です。基本的な流れはPREP法とほぼ同じですが、より日本語に馴染んだ形で覚えられます。

(自分の意見):ポイント、結論 - 「私の意見は○○です」
なぜなら:理由、背景 ― 「なぜなら、○○は△△だからです」
たとえば:具体例 ― 「たとえば・・・(事例)」
もし:反証 ― 「もし、○○が△△ならば、□□でしょう」
だから:結論 ― 「だから、私の意見は○○なのです」
「なぜ」「たとえば」「もし」「だから」の頭文字をとって「なたもだ」としています。「反証」とは、「反対の証明」のことで、主張したいことの反対側(もし、そうでなかったら)を示すことで、主張をより強くする効果があります。

「PREP法」と「なたもだ」の例
実は、この文章自体、「PREP法」と「なたもだ」を使っています。改めて読んでいただくと、「PREP法」と「なたもだ」を使っているところがお分かりいただけるでしょう。

文章をわかりやすく論理的に書く「型」としても有効
「PREP法」と「なたもだ」は、論理的な話し方としてだけではなく、論理的な文章の書き方の「型」としても非常に有効な方法です。

なぜなら、文章の「型」があることによって、「次に何を書くべきか」を提示してくれるので、意見をまとめやすくなり、文章が書きやすくなるからです。

たとえば、文章を書くとき、最初に、「私が言いたいことは、一言で言うと何だろう?」と考えることで、何が言いたいのかが明確になり、軸がはっきりします。続けて、「なぜなら……」と、「なたもだ」の流れにそって文章を組み立てることで、次に何を書くべきなのかが、自然な形でわかります。

もし、文章の「型」がなければ、言いたいことが一言でまとまらず、冗長的でわかりにくい文章になりがちです。また、次に何を書いたらいいのかがわからなければ、文章をまとめる時間もかかるでしょう。

ですから、文章の「型」は、とても便利なのです。
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言いたい事を短く伝えるために長いブログとなってしまいました(笑)
ですがこれらの技術は皆様のコミュニケーションを有益なものに導いてくれる有益なものであると思います。
これで皆様の脳の働きが倍速になれば、人生が更に活性化します!

どうか皆様にとって今年はあっという間に終わらず、盛りだくさんな一年となりますように!

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