スケジュール調整の裏技

こんにちは。
2018年のスタートダッシュはいかがでしょうか?

皆さんの中には予定を多く立てたものの「スケジュール」の調整が上手くいかずに断念したケースもあるかと思います。
それで「スケジュール」の調整で厄介なのが他者とのやり取りですね。
特に多くの人を集めたい場合には、

「Aさんが来れないと、決まらない!」

「B君が3日と4日のどちらかだけれども1週間前にならないとはっきりしないんだよね。。。」

こんな感じで結局、日程を決められずにお流れになってしまう「スケジュール」も多々ある事でしょう。
そこで各種イベントや集まる日を決定するための裏技をいくつかご紹介します。

集まる日程は「仏滅」がお勧め!

何と言っても「冠婚葬祭」が開かれる可能性が低いです。
突発的に発生する「葬儀」や、かなり前から予定されている「結婚式」も入っていない可能性が高いので日程調整での穴場にもなります。

相手の事情を考えて「日程」を組もう!

相手が家庭を持っているか?
子供がいるか?いないか?
どのような仕事をしているか?

相手の都合によって、どの日時が時間を取りやすいかが変わるものです。
家庭を持っていない方が、小さなお子さんがいる人に休みの日に気を遣わずに誘ってしまう事はよくあります。
それで無理強いをさせてしまっては、その人との関係だけでなく家庭にも影響を与えてしまいます。

結果的に自分の都合だけを優先して考えていく時点で、相手にも無理をさせてしまう結果となってしまいます。
もちろん自分の都合も大事ですが、相手を優先させる事によって不思議と自分のスケジュールも円滑になってきます。

また相手の事情を考える事によって「人間関係」も円滑になりますよ。

無理にたくさんのスケジュールを詰め込まない!

たくさんスケジュールを詰め込み過ぎてしまう人がいます。
私も結構そんな傾向ありますが。。。。そうすると多くの「プレッシャー」「ストレス」「疲れ」
が貯まってしまいます。それ故にどれも中途半端で思うような成果が出せなくなってしまう事になってしまいます。

やるべき作業の量と時間のイメージをつける

スケジュールの開始の時間は決めていても終わる時間を分からずに組んでしまう人達が多いと思います。
結果的に時間を押して次のスケジュールに影響してしまう事に。。。。
特に初めて行う事に対しては、経験者等に事前リサーチ&時間に余裕を持って組みましょう。

優先順位をしっかりと決めておきましょう。

スケジュールを自分の中で優先順位を決めておきましょう。
段階を例えば
A、〇月〇日 期日通りにしないと大変。
B、出来れば今やった方が良い仕事 でも〇月〇日までにすれば大丈夫
C、後回しでも大丈夫
このようにレベルを決めておきます。その際に注意なのがAは出来るだけ連続させない様にする事。
そして突発的に時間が押してしまったらB,Cをパズルの様に組み替えていけば良いのです。

すべてのスケジュールの間には隙間時間を設けましょう。

また隙間時間に出来る事を事前に準備

自分ではコントロール出来ない要因でスケジュールは狂うものです。
〇交通機関の遅延
〇他者の遅刻・時間変更
特によく遅れる路線に乗車する場合や遅刻が多い人とスケジュールを組む時にはそれを想定して、その間に別のやらなければならない案件を埋めていきましょう。満員電車の中だって工夫一つで色々と対処出来ます。
現代は色々な進歩でスマホひとつで色々な事が出来ます。
隙間時間を有効活用するためには、「事前準備」が重要です。
色々なアプリを入れて様々な状況に対応しておくと良いでしょう。
*参考サイト
【スマホで使えば仕事効率化!!オススメのデータ管理アプリ 13 選】
急に30分の隙間時間が電車に閉じ込められて出来たならば、上記B,Cの重要度が高くない事を出来ると良いですね。
なおかつそれをスマホアプリから取り出し出来るように準備する必要があります。
ちょっと面倒だなと思うかもしれませんが、事前準備をしておくだけで効率よく時間を使えます。

そしてB,Cで使う予定だった時間に本来予定していたAの案件を組み込めば、時間を効率よく使う事が出来ます。
忙しくて時間に追われるのではなく、自分で時間をコントロールすることが出来るようになれば
それこそ「スケジュール調整の達人」になれますね。

どうか皆さんがスケジュール調整を上手く組んで有意義な人生を送れますように!

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